Datenschutzerklärung WhatsApp Business

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten über den Kanal WhatsApp Business.  Wir bieten unseren Kunden zur technischen Beratung und Kontaktaufnahme im Komponentenvertrieb die Möglichkeit an, über die WhatsApp Business Applikation auf uns zu zukommen. Wenn Sie uns über die WhatsApp Business Applikation kontaktieren, verstehen wir dies als Einwilligung Ihre Daten in diesem Kontext verarbeiten zu dürfen. Der Kommunikationskanal ist Ende zu Ende verschlüsselt und kann nicht von Dritten mitgelesen werden. Es können Metadaten anfallen, welche für die Kommunikation notwendig sind und über Drittanbieter verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer.
 

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1. Kontaktdaten und betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 DS-GVO ist

VOORTMANN GmbH & Co. KG Steuerungstechnik
Gewerbering 4
47661 Issum
Telefon: +49 2835 9233-0
info@voortmann.de

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von VOORTMANN GmbH & Co. KG Steuerungstechnik ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen der Abteilung Datenschutz, bzw. unter datenschutzbeauftragter@voortmann.de erreichbar.
 

2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

(1) Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um Nachrichten auszutauschen mithilfe eines Instant-Messengers, mit dem ein Austausch in Echtzeit über das Extensible Messaging and Presence Protocol (XMPP) möglich ist. Dadurch können Texte, Sprachnachrichten, Bilder, Videos und Audiodateien übertragen und empfangen werden. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von berechtigtem Interesse, das in Einzelfall durch eine Interessenabwägung abgewogen wird, wenn ein schutzwürdiges Interesse dem entgegensteht (insbesondere bei Kindern) auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass eine Kommunikation per WhatsApp nicht stattfinden kann, Daten nicht optimal in Echtzeit ausgetauscht werden können und dadurch Betriebsabläufe ins Stocken geraten.

Wir übermitteln personenbezogene Daten an die zuständige Abteilung/Mitarbeiter im Unternehmen.

Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Teilweise bedienen wir uns externer Dienstleister mit Sitz im europäischen Wirtschaftsraum, um Ihre Daten zu verarbeiten. Diese Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie werden von uns regelmäßig kontrolliert. Die Dienstleister werden diese Daten nicht an Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertragserfüllung und dem Abschluss gesetzlicher Speicherfristen löschen, soweit Sie nicht in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben. Eine Weitergabe kann wie folgt zum Zwecke der Aufgaben-/Vertragsabwicklung erforderlich sein: Unser ERP-Dienstleister kann im Rahmen der Wartung des ERP-Systems Berührungspunkte mit Ihren Daten haben. Selbiges gilt für den Softwarehersteller und IT-Dienstleister unserer Buchhaltungssoftware, die wir für die Rechnungsabwicklung nutzen. Bei Zahlungsausfall können Forderungsdaten an einen Rechtsanwalt weitergeleitet werden. Die personenbezogenen Metadaten, die bei der Cloud-Kommunikation entstehen, können in die Vereinigten Staaten von Amerika übermittelt werden. Ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission gemäß Artikel 45 Absatz 3 DS-GVO liegt nicht vor. Die Kommunikation ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und kann nicht von Dritten mitgelesen werden. Der Auftragsverarbeiter (WhatsApp Ireland Limited 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour Dublin 2, Irland sowie WhatsApp Inc. / Meta Platforms Inc. Deborah Crawford 1601 Willow Road Menlo Park, California 94025, USA) hat eine geeignete Garantie abgegeben, welche online unter https://www.whatsapp.com/legal/business-terms-20210927 und https://www.whatsapp.com/legal/business-data-transfer-addendum-20210927 eingesehen werden kann.

(2) Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.
 

3. Dauer der Datenspeicherung

Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für betriebliche Zwecke verarbeiten, speichern wir die für WhatsApp erhobenen Daten solange bis der Zweck erfüllt wurde, zu dem die Daten erhoben wurden, und nicht mehr erforderlich sind oder bis zum Ablauf der Frist von 6 Jahren. Ihre Daten werden auch gelöscht, wenn eine Speicherung unzulässig ist. Nach Ablauf der Frist werden die für dieses Verfahren erhobenen Daten gelöscht bzw. gesperrt, wenn ein Löschen nicht möglich ist.
 

4. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DS-GVO) Auskunft zu verlangen. Dies betrifft auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraussetzungen des Artikel 16 DS-GVO die Berichtigung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 17 DS-GVO die Löschung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Artikel 20 DS-GVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen – sofern die Daten noch bei uns gespeichert sind.

Im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DS-GVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO), können Sie der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,

  • es liegen zwingende, schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder
  • die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

Wenn die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO).

Unter den Voraussetzungen des Artikel 21 Absatz 1 DS-GVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.
 

5. Kontakt

Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen, Widerrufe oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutzbeauftragter@voortmann.de oder per Brief an die unter 1. genannte Adresse. Für nähere Informationen verweisen wir auf den vollständigen Text der DSGVO, welcher im Internet unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE verfügbar ist und unsere Datenschutzerklärung, welche im Internet unter www.voortmann.de/datenschutz einsehbar ist.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über datenschutzrechtliche Sachverhalte zu beschweren.

Landesbeauftragte/r für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:

Roul Tiaden (m.d.W.d.G.b.)
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon: 02 11/384 24-0
Telefax: 02 11/384 24-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Homepage: https://www.ldi.nrw.de

 

Stand September 2022