Schlauchmanagementsystem im Praxistest
Mit stahlharten Fakten überzeugt
Ende 2018 machte sich thyssenkrupp Stahlkontor, Zweigniederlassung der thyssenkrupp Schulte GmbH, auf die Suche nach einem Schlauchmanagementsystem für seine Hydraulikschläuche. Bis dato hatte der Werkstoffhändler mit einer Inhouse-Lösung auf Excel-Basis gearbeitet, die den Anforderungen nicht genügte. Bei der Recherche nach möglichen Systemen stieß man im Internet auf das Schlauchmanagementsystem von VOORTMANN, das man zunächst einer ausführlichen Wettbewerbsanalyse unterzog. Die finale Einschätzung bei thyssenkrupp Schulte: "Das Schlauchmanagementsystem von VOORTMANN bietet genau die Features, die wir suchen und ist das für uns beste System am Markt." Das war zugleich das Go für einen umfangreichen Praxistest. Der Plan: Das Schlauchmanagement sollte zunächst am Standort in Krefeld implementiert werden. Überzeugt es, wird es sukzessive auf weitere Standorte übertragen. Dies ist der Bericht zum Krefelder Testprojekt.
Am Anfang war die Excel-Liste
Anders als bei anderen Schlauchmanagement-Projekten gab es bei thyssenkrupp Stahlkontor keine Bestandsaufnahme durch VOORTMANN vor Ort. Stattdessen erhielten wir eine Excel-Liste mit 363 Positionen. Darin waren alle in den Anlagen verbaute Schläuche mit Kennziffern aufgeführt. Unsere Aufgabe bestand also nicht nur darin, die Schläuche nach und nach auszutauschen, sondern auch darin sukzessive die ursprüngliche Excel-Liste ins Schlauchmanagementsystem zu überführen. Im Einzelnen bedeutete das, jede Position um Informationen wie Einbauort und Wechselfrist sowie um Artikelbezeichnungen in DIN-Klarschrift zu ergänzen. Das Ganze digital im Online-Portal, damit der Kunde später jederzeit von überall Zugriff auf alle Daten hat. Wichtig war uns zudem, die bestehenden Artikelnummern des Kunden zusätzlich mit ins neue System zu übertragen, um eine Kongruenz zu alten Print-Dokumentationen beim Kunden sicherzustellen.
Wechseltermine im 14-Tage-Rythmus
Das gesamte Projekt wurde von uns zusammen mit dem Kunden genauestens geplant. Hierfür identifizierten wir zunächst den konkreten Wechselbedarf. Es stellte sich heraus, dass von den 363 in der Kundenliste aufgeführten Schläuchen 320 ausgetauscht werden mussten. Erfolgen sollte das Ganze im 14-tägigen-Rhythmus jeweils mittwochs zu den fixen Instandhaltungs- und damit Anlagenstillstandszeiten bei thyssenkrupp Stahlkontor. Insgesamt waren für das Projekt 14 bis 16 Wochen, also sieben bis acht Termine, veranschlagt. Womit wir schon bei einer ganz entscheidenden Herausforderung wären: Da die genauen Einbauorte nicht bekannt waren und dementsprechend keine Angaben zu einzelnen Wechselschätzzeiten und eventuell erhöhten Aufwänden gab, war umso mehr kluges, planerisches Vorgehen gefragt.
Steter Austausch mit dem Kunden
Aufgrund der Gegebenheiten blieb uns bei dem Projekt nichts anderes übrig, als auf Sicht zu fliegen. Vor jedem anstehenden Termin bei thyssenkrupp Stahlkontor haben wir uns mit dem Kunden darüber ausgetauscht, in welchen Bereichen bzw. Anlagenteilen Arbeiten zu verrichten und welche Besonderheiten zu berücksichtigen waren. Basierend auf diesen Informationen haben wir dann das entsprechende Tagessoll festgelegt und den Einsatz unserer Servicemitarbeiter geplant. Stand zum Beispiel das aufwändige Zerlegen von Energieketten an, musste dies dahingehend berücksichtigt werden, dass an diesem Tag entsprechend weniger Schlauchstückzahlen abgearbeitet werden konnten. Zudem haben wir in dem Abstimmungstermin besprochen, welche eventuellen Vorleistungen vom Kunden zu treffen sind, um die Schlauchwechsel vor Ort möglichst effizient durchführen zu können. Beispiele hierfür waren das Hochfahren und Sichern von Hubtischen oder das In-Position-bringen von Anlagen, um Anschlüsse bei Stillstand garantiert zugänglich zu machen. Besonders wichtig: Sämtliche Erkenntnisse aus den Planungsgesprächen wurden von uns dokumentiert und samt Wechselschätzzeiten ebenfalls direkt ins Online-Portal übertragen. So ist sichergestellt, dass man zukünftig bei jedem einzelnen Schlauch genau weiß, welche Mehraufwände beim Wechsel zu berücksichtigen sind.
Auch die Kosten ständig im Blick
Auf Seiten des Kunden war man während des gesamten Projektes immer genau im Bild. Bei jedem Termin dokumentierten wir alle Wechsel und teilten thyssenkrupp Stahlkontor die noch ausstehende Restmenge mit. Auf Basis der jeweiligen Intervallplanungen und des zu erwartenden Aufwands erstellten wir Kostenkalkulationen und glichen diese nach den Terminen mit dem tatsächlichen Aufwand ab. Der Kunde hatte also permanent einen perfekten Durchblick beim Budgetstand. Auch über den ständigen Informationsaustausch hinaus verlief das Projekt durchweg reibungslos. So ließen wir zum Beispiel die für den jeweils nächsten Termin benötigten Schläuche direkt zum Kunden liefern. Dieser hielt sie dann vor Ort für unsere Mitarbeiter bereit oder nahm, sofern problemlos möglich, den einen oder anderen Austausch direkt selbst vor.
Durchweg positives Fazit
Abgeschlossen wurde das Projekt wie geplant Ende Februar. Mit großer Zufriedenheit auf beiden Seiten. Überzeugt zeigte sich der Kunde nicht nur vom Schlauchmanagementsystem an sich, das ihm zukünftig optimale Planbarkeit und Durchführung von Schlauchwechseln garantiert, sondern auch von den Leistungen der VOORTMANN-Spezialisten vor Ort. Hier blieb vor allem die Erkenntnis, dass aufgrund der großen Kernkompetenz Schlauchwechsel ein Vielfaches schneller vonstattengehen, als wenn diese von betriebseigenen Instandhaltern vor Ort durchgeführt werden.
So profitierte der Kunde im Einzelnen
- Komplettumstellung von manueller Liste auf digitales Schlauchmanagementsystem
- Effizienter Austausch der Schläuche durch VOORTMANN-Spezialisten
- Erfassung aller relevanten Informationen zu jeder einzelnen Position
- Zukünftige optimale Planbarkeit von Schlauchwechseln durch Online-Portal
- Perfekte Budgetkontrolle durch ständige Abstimmung mit VOORTMANN im laufenden Projekt
